Wordの書類をPDFにしようとして、［ファイル］を開いたところで手が止まったことはないでしょうか。［名前を付けて保存］の中にPDFがあり、すぐ下の［エクスポート］にもPDFがあり、［印刷］の一覧には「Microsoft Print to PDF」というプリンターまで並んでいます。
3つとも同じ結果になるならわざわざ3つに分かれていないはずですが、画面のどこにも違いは書いてありません。
私はこれで一度やらかしています。仕事の確認用資料をWordからPDFにして送ったら、「目次をクリックしても飛ばないんですが」という返信が来ました。そのときは［印刷］から作っていて、作り方でPDFの中身まで変わるとは、その瞬間まで思っていなかったんです。見た目は完璧でしたから、なおさら気づけませんでした。
Wordから PDF を作る道は3つあり、［名前を付けて保存］と［エクスポート］は入口が違うだけの同じもので、［印刷］だけが中身の違う別物です。
もうひとつよくあるのが、出来上がったPDFを開いたら書体が違う、画像が1ページ下に落ちている、という崩れ方。これは変換機能の不具合ではなく、Word側に埋め込まれていないフォントと、画像の［文字列の折り返し］という設定が効いている場合がほとんどです。
目次の件があってから、人に渡すPDFは［エクスポート］から作るようになりました。結果は［名前を付けて保存］と変わらないのですが、［オプション］ボタンが同じ画面に見えているぶん、押し忘れずに済むので。
作り方は3通り。違いは［オプション］を開けるかどうか
違いだけ先に並べます。
- ［名前を付けて保存］から、［ファイルの種類］でPDFを選ぶ
- ［エクスポート］から、［PDF/XPS ドキュメントの作成］で発行する
- ［印刷］で、プリンターに「Microsoft Print to PDF」を選ぶ
このうち上の2つは、入口が違うだけの同じ機能です。どちらも同じ［オプション］ダイアログが開くので、設定をそろえれば出てくるPDFも変わりません。
問題は3つ目。［印刷］から作るルートには、その［オプション］自体がありません。
では［オプション］で何が決まるのか。見出しからしおり（ブックマーク）を作るかどうか、読み上げソフトが拾うためのタグを付けるかどうか、長期保存向けのPDF/Aという形式にするかどうか、パスワードを掛けるかどうか。つまり［印刷］から作ったPDFは、紙に刷ったものをそのまま写した状態で、しおりもタグも入っていません。
私が言われた「目次をクリックしても飛ばない」は、まさにこれでした。文書内のリンクは印刷の対象ではないので、プリンターを通した時点で落ちてしまうわけです。
Windows版Wordの手順（2通り）
［名前を付けて保存］から作る
- ［ファイル］タブを開きます
- ［名前を付けて保存］を選び、［参照］で保存先のフォルダーを指定します
- ［ファイルの種類］のドロップダウンから［PDF (*.pdf)］を選びます
- 必要なら［オプション］ボタンを押し、中身を確認して［OK］を押します
- ［保存］を押します
手順3でPDFを選ぶと、ファイル名の下に［最適化：］という欄が現れます。ここで選んだほうによって画質とファイルサイズが決まるので、にじんだPDFができたときに戻ってくる場所です。
［エクスポート］から作る
- ［ファイル］タブを開きます
- 左の一覧から［エクスポート］を選びます
- ［PDF/XPS ドキュメントの作成］を選び、中央の［PDF/XPS の作成］ボタンを押します
- ［最適化：］で［標準（オンライン発行および印刷）］を選びます
- ［オプション］で中身を確認し、［発行］を押します
［オプション］で決められること
Wordの［オプション］ダイアログには、次の項目が並びます。
- ページ範囲
- 発行対象（［文書］か［変更とコメントの内容を含む文書］）
- 次を使用してブックマークを作成（［見出し］か［Word ブックマーク］）
- 文書プロパティ
- アクセシビリティ用のドキュメント構造タグ
- ISO 19005-1 準拠 (PDF/A)
- フォントを埋め込むことができない場合のビットマップ テキスト
- パスワードで文書を暗号化する
ここでいちばん事故が起きやすいのは［発行対象］だと思います。［変更とコメントの内容を含む文書］のままだと、右の余白に社内のコメントが並んだPDFがそのまま相手に届きます。社外に出す資料では、ここが［文書］になっているかだけ必ず見てください。
長い資料なら、［次を使用してブックマークを作成］に［見出し］を指定しておくのも手です。Wordの［見出し 1］［見出し 2］スタイルで組んだ見出しが、そのままPDFの左側のしおりになります。
Mac版Wordは「印刷用に最適」に気をつける
Mac版はメニューの並びが違うので、Windowsの手順をそのまま読み替えようとすると迷います。
- ［ファイル］を選びます
- ［名前を付けて保存］または［コピーを保存］を選びます
- ウィンドウ下部の［ファイル形式］を選びます
- 一覧から［PDF］を選びます
- ファイル名を付けて［保存］を押します
気をつけたいのが、この画面で選ぶ最適化の種類です。Microsoftのサポートページには、［印刷用に最適］を使うとハイパーリンクが正しく変換されないことがあり、これは Word for Mac の既知の問題だと、はっきり書かれています。
既知の問題、と公式が書いているものは、こちらの操作ミスではありません。URLを載せた資料をMacのWordからPDFにしていて、リンクが青いだけの文字になっていたなら、まずここを疑うといいでしょう。
私はMacを持っていないので、この画面を自分で開いて確かめられません。手元で再現できないことは書かない主義なのですが、公式が既知の問題と明記している以上、Mac版を使う人には伝えておきたい一行でした。
Web版Word（ブラウザ）の手順
ブラウザで動くWeb版のWordにも、PDFの書き出しがあります。会社のパソコンにWordが入っていないときや、共有リンクで開いた文書を手元に残したいときに使う道です。
- 画面上部の［ファイル］を選びます
- メニューから［エクスポート］を選びます
- ［PDF 形式でダウンロード］を選びます（コメントも残したいときは［コメントを含む PDF としてダウンロード］）
- 確認のダイアログで［ダウンロード］を押します
- ブラウザのダウンロード先にPDFができています
名前は［エクスポート］ですが、デスクトップ版のような［オプション］は出てきません。しおりを付けたい、PDF/Aで出したい、パスワードを掛けたい。そのどれかが必要なら、Web版では無理です。
その場合は、画面右上の［編集］から［デスクトップ アプリで開く］を選んで、Wordのアプリ側で作り直すことになります。ひと手間ですが、同じファイルがそのまま開くので、やり直しにはなりません。
［印刷］からPDFにしていい場面、やめたほうがいい場面
さんざん「印刷は中身が抜ける」と書いてきましたが、印刷ルートが悪いわけではありません。手順はいちばん短いですし、Wordに限らずどのアプリからでも同じやり方が使えます。
- ［ファイル］から［印刷］に進みます
- ［プリンター］の一覧から「Microsoft Print to PDF」を選びます
- ［印刷］を押します
- 保存先とファイル名を指定して［保存］を押します
向いているのは、相手が紙に出すだけの1枚もの。請求書、送付状、会議で配るだけのレジュメ。このあたりは、しおりもタグも誰も使いません。
向いていないのは次の3つです。
- 見出しが何十個もある長い資料（しおりが作れない）
- 提出先が形式を指定している書類（PDF/Aにできない）
- 読み上げソフトでの閲覧が想定される文書（構造タグが付かない）
職場のプリンターの一覧に「Microsoft Print to PDF」が見当たらないときは、Windowsの機能が外されている可能性があります。［Windows の機能の有効化または無効化］を開いて、［Microsoft PDF 印刷］にチェックが入っているか見てみてください。
書体が変わる・改行位置がずれるのはフォントのせい
Wordのファイルは、使っているフォントの名前だけを覚えていて、フォントそのものは持っていません。だから自分の画面では完璧に見えていた書類が、相手の環境に同じフォントが無ければ、近い別の書体に置き換わります。
置き換わると、文字の幅も行の高さも変わります。すると改行の位置がずれ、ずれが積み重なって、最後の1行だけが次のページに取り残される。あの現象の正体はこれです。
先回りして防ぐなら、Word側でフォントを抱えさせてしまいます。
- ［ファイル］タブから［オプション］を開きます
- 左の列で［保存］を選びます
- ［ファイルにフォントを埋め込む］にチェックを入れます
- ［OK］を押します
チェックを入れると、下に2つの項目が出てきます。［使用されている文字のみを埋め込む］はファイルが軽くなる代わりに、相手の編集が制限されます。渡した相手に書き直してもらう予定があるなら、ここは選ばないほうが無難でしょう。
ただし、すべてのフォントが埋め込めるわけではありません。埋め込みを許すかどうかはフォントの作り手が決めていて、Windowsなら［コントロール パネル］の［フォント］から、そのフォントの［フォントの埋め込み可能性］を確認できます。
それでも置き換わってしまうときの最後の手段が、PDF側の［オプション］にある［フォントを埋め込むことができない場合のビットマップ テキスト］です。文字を画像として焼き付けるので見た目は絶対に崩れませんが、引き換えにコピーも検索もできないPDFになります。読み手の不便と引き換えだと分かったうえで使う設定、という位置づけですね。
画像と図形だけが別のページに飛ぶとき
［文字列の折り返し］を［行内］に戻す
文章は無事なのに、画像だけが1ページ先に飛んでいる。この場合、犯人はフォントではなく画像の置き方です。
- ずれた画像をクリックして選びます
- 画像の右上に出る［レイアウト オプション］のアイコンを押します
- ［行内］を選びます
- 文章の流れの中で、位置を整えます
［行内］の画像は、巨大な1文字として扱われます。前の文章が増えれば一緒に下がり、減れば一緒に上がるので、勝手に離れていくことがありません。
いっぽう［四角］［外周］［背面］［前面］を選んだ画像は、ページの上に浮いた状態です。見栄えの自由は利きますが、支えているのは「どの段落にぶら下がっているか」という目に見えない錨（アンカー）だけ。PDF化で行送りがほんの少し変われば、錨ごと動きます。
どうしても動くなら、表の中に入れてしまう
とはいえ、レイアウトの都合で［行内］に戻せない画像もあります。写真の横に説明文を回したい、といった場合ですね。
そこで私がよく使うのが、罫線を消した表です。1行2列の表を作って、左のセルに画像、右のセルに文章を入れ、［罫線なし］にしてしまう。表のセルは絶対にページをまたいで分裂しないので、画像と説明文が離ればなれになる事故が起きません。
見た目は「画像の横に文章」のまま、中身は行内の画像。古い手ですが、いちばん裏切られませんでした。
字がぼやける・ファイルが重いときに見る1か所
残りの症状は、たいてい［最適化：］の選び間違いです。Windows版のWordで、PDFを保存する画面のファイル名のすぐ下にあります。
- ［標準（オンライン発行および印刷）］…ファイルサイズより印刷品質を優先する
- ［最小サイズ（オンライン発行）］…印刷品質よりファイルサイズを優先する
図やスクリーンショットの文字がにじんで読めない、写真の輪郭がもやっとしている。そういうPDFは、たいてい［最小サイズ］で書き出されています。［標準］に変えてもう一度出せば、それだけで直ります。
逆もあります。10MBを超えてメールに添付できない、という相談を受けて中を見たら、写真が20枚入った［標準］のPDFでした。画面で読むだけの資料なら、［最小サイズ］に切り替えるのがいちばん早い。この欄は「どちらが正解」ではなく、紙に出すのか画面で読むのかで決まる欄です。
まとめ
［名前を付けて保存］と［エクスポート］は入口が違うだけの同じ機能で、［印刷］だけが別物。
［印刷］のルートは手順が短くてつい使いたくなりますが、［オプション］が無いぶん、しおりも構造タグもPDF/Aも指定できません。紙の代わりに1枚出すなら十分、人に渡す資料なら前の2つ、という分け方で困らないはずです。そして前の2つを使うときは、［オプション］の［発行対象］が［文書］になっているかだけ見てください。ここが［変更とコメントの内容を含む文書］のままだと、社内のコメントが余白に並んだPDFが、そのまま社外へ出ていきます。
ずれの直し方も場所は決まっていました。書体が変わって改行位置が動くなら［ファイル］→［オプション］→［保存］の［ファイルにフォントを埋め込む］。画像だけが飛ぶなら［レイアウト オプション］を［行内］に。字がぼやけるなら［最適化：］を［標準（オンライン発行および印刷）］に。Mac版を使っているなら、［印刷用に最適］でハイパーリンクが壊れる既知の問題を頭に入れておくと、原因探しが一往復減ります。
Wordから出すPDFは、どのメニューを通ったかで中身が変わり、崩れたときに見る設定も「フォント」「画像の折り返し」「最適化」の3か所に収まります。
あのとき「目次が飛びません」と教えてくれた相手には、今でも感謝しています。言われなければ、その後も何年か、中身の薄いPDFを配り続けていたわけですから。Wordの画面は親切そうな顔をしていますが、どのボタンが何を落とすのかまでは教えてくれません。見た目が同じだからこそ、気づけないんですよね。
