印刷ボタンを押して席を立ち、戻ってきたら白紙の紙が混ざっている。
Excelでは本当によくある話で、3枚のはずが5枚出てきたり、最後に真っ白な1枚が必ず付いてきたり。私は以前、社内で配る一覧表を50部刷って、あとから白紙を50枚抜き取ったことがあります。紙よりも、あの抜き取っている時間がもったいなかった…。
困るのは、画面上ではどこにも余計なデータが見えないことです。セルは空、表は1ページに収まっている、スクロールしても何もない。それなのに印刷プレビューにだけ白いページが並びます。
Microsoftも「空白のページが予期せず印刷される」という項目をサポート記事に用意していて、空白に見えるように書式設定されたセル、予期しない場所にある描画オブジェクト、非表示の列と手動の改ページなどを原因として挙げています。見えないものが残っているのが、むしろ普通の状態ということです。
この記事では、Excelで余計な白紙ページが印刷される原因を、印刷範囲・手動の改ページ・最終セルの位置・見えないオブジェクトの4つに整理して、リボンのどこを開けば直せるかを手順で並べます。
先に私の結論を書くと、セルを片っ端から消していくより、[表示]タブの[改ページプレビュー]を先に開くほうが早いです。どこが余分なページとして数えられているかが枠で見えるので、そこから逆算したほうが手数が少なくて済みます。
画面はMicrosoft 365のExcelを基準にしていますが、ボタンの場所はExcel 2016以降ならほぼ同じです。
応急処置は印刷プレビューでページを指定する
いますぐ紙を無駄にしたくないだけなら、印刷するページを手で指定してしまうのが速いです。
[ファイル]→[印刷]と進むと、右側にプレビュー、左側に設定が並びます。その設定の中にある[ページ指定]の欄に、開始と終了のページ番号を入れます。1〜3ページだけが必要なら「1」から「3」と入れるだけ。
Microsoftのサポート記事でも、この症状の対処法として書かれているのは「[印刷範囲]で、印刷するページのみを選択します」の1点だけです。裏を返せば、ファイル側の原因を消さないかぎり白紙は出続けます。
毎月使い回すブックなら、次の章から順に潰しておいたほうが後がラクになります。
印刷範囲が広すぎるときの直し方
まず疑うのは印刷範囲の設定です。
以前に誰かが[印刷範囲の設定]を使っていて、その範囲が実際の表より広いまま残っていると、はみ出した空っぽの部分までページとして数えられます。自分で設定した覚えがなくても、テンプレートとして配られたファイルには高い確率で入っています。
確認と解除は[ページレイアウト]タブ→[ページ設定]グループ→[印刷範囲]→[印刷範囲のクリア]です。これで設定そのものが消えて、データのある範囲だけが印刷の対象に戻ります。
必要な部分だけを刷りたいなら、その範囲を選んでから[印刷範囲]→[印刷範囲の設定]で入れ直します。
見落としやすいのが、印刷範囲が2つ以上あるケースです。Ctrlキーを押しながら離れた場所を選んで設定すると印刷範囲は複数になり、それぞれの印刷範囲は別々のページとして印刷されます。表は1つしかないのにページ数が合わないときは、ここが当たることがあります。
[印刷範囲のクリア]は、範囲が複数あってもまとめて消してくれます。
参考：印刷範囲の公式ヘルプ
手動の改ページが残っている
[表示]タブ→[ブックの表示]→[改ページ プレビュー]に切り替えます。画面が縮小表示になり、ページの境目に線が出ます。
ここで見るのは線の種類です。破線はExcelが用紙サイズや余白から自動で入れた改ページ、実線は人が手で入れた改ページ。白紙ページの犯人になりやすいのは実線のほうです。
いらない改ページを消すときは、その改ページのすぐ右の列（縦線の場合）か、すぐ下の行（横線の場合）を選んでから、[ページレイアウト]タブ→[ページ設定]グループ→[改ページ]→[改ページの解除]。
どれが手動か分からなくなったら、同じメニューの[すべての改ページを解除]でシート内の手動改ページを一度に消せます。セルを右クリックしたメニューからも選べます。
行や列を削除して表を縮めても、手動の改ページはその場に残ります。「昔は2ページだった名残」が白紙として出てくるのは、この残りかすが原因のことが多いです。
参考：改ページの公式ヘルプ
データを消しても最終セルは残る
表の下にあった古いデータを削除したのに、スクロールバーがやたら小さいまま。それは最終セルが遠くに取り残されているサインです。
確認はCtrl+Endです。シートのどこかをクリックしてCtrl+Endを押すと、Excelが「最後のセル」だと思っている場所へ飛びます。表がA1からF30までなのに、M500あたりへ飛んだとしたら、そこまでが印刷の対象になっています。
ここで手が止まるのは、中身を消しただけでは最終セルが戻らないからです。セルの色や罫線といった書式が残っていると、Excelはそこまでを使用中の範囲として覚え続けます。
手順はこうです。
- データのすぐ下の行番号をクリックし、Ctrl+Shift+Endで下まで選択する
- [ホーム]タブ→[編集]グループ→[クリア]→[すべてクリア]
- 右側に余分な列があれば、列見出しから同じように選んで[すべてクリア]
- ブックを保存し、いったん閉じてから開き直す
最後の「閉じて開き直す」を省くと最終セルは更新されません。公式の手順にもはっきりそう書いてあります。私はここを何度か飛ばして「効かないじゃないか」と首をかしげていました…。
ファイルサイズが妙に大きいブックも、たいていこれが原因です。印刷のついでに軽くなるので、やる価値はあると思います。
参考：最後のセルの公式ヘルプ
空白に見えるセルと、見えない図形
セルが空に見えても、中身が入っていることがあります。
Microsoftが例として挙げているのは、白いフォント、ゼロを表示しない設定、そして表示形式に「;;;」（セミコロン3つ）を入れたセルです。とくに「;;;」は強烈で、値が入っていても画面にも印刷にも何ひとつ出てきません。M85のような遠いセルにこれが1つあるだけで、そこまでのページが白紙で出力されます。
もう1つが図形です。テキストボックスを作りかけて放置した、矢印を消したつもりで残っていた、というやつ。小さくて白い図形は、スクロールしたところで気づけません。
探すなら[ホーム]タブ→[編集]グループ→[検索と選択]→[オブジェクトの選択と表示]。シート上のオブジェクトが一覧で出るので、名前をクリックしてその場所へ飛び、いらないものを削除します。
エラー表示の設定も白紙の原因になります。[ページレイアウト]タブ→[ページ設定]グループの右下にある小さなボタンでダイアログを開き、[シート]タブの[セルのエラー]が「<空白>」になっていると、#DIV/0! のようなエラーが印刷では消えます。消えるのは見た目だけで、白紙になったページはそのまま出力されます。
逆に、非表示にしただけの行や列は、そのページに他のデータがなければ印刷されません。隠せば済むのは、こちらだけです。
印刷対象が「ブック全体」になっていないか
シートは1枚しか使っていないつもりでも、ブックの中に空のシートが残っていることがあります。
[ファイル]→[印刷]の設定欄でいちばん上にあるのが印刷対象です。ここが[ブック全体を印刷]になっていると、空のシートも順番に紙で出てきます。[作業中のシートを印刷]に戻すか、使っていないシートそのものを消してしまえば解決します。
シートの削除は元に戻せないので、共有ファイルなら中身を確認してから。誰かが計算用に置いた小さな表が隅に眠っていることがあります。
複数のシートを選んだ状態、いわゆる作業グループのまま印刷したときも、選択中のシートがすべて対象になります。タイトルバーに[グループ]と出ていたら、どれか1枚のシート見出しをクリックして解除してから印刷します。
それでも白紙が出るときの切り分け
ここまで当てても直らないなら、原因がファイルの中にあるのか、その外にあるのかを分けます。
手っ取り早いのは、いったんPDFに出してみることです。[ファイル]→[エクスポート]→[PDF/XPS ドキュメントの作成]でPDFを作り、そこでも白紙が挟まるならファイル側の問題。PDFはきれいなのに紙にすると白紙が混ざるなら、プリンタードライバーや用紙サイズの設定を疑う番です。
もう1つは、表を新しいブックへ引っ越させる方法です。必要な範囲だけを選んでコピーし、新規ブックに貼り付ければ、印刷範囲も改ページも最終セルもまっさらな状態から始められます。古い書式を引きずらずに済むので、原因探しに時間をかけたくない日はこちらが早いと私は思います。
ただし数式の参照や条件付き書式は崩れることがあります。貼り付けたあと、合計欄の数字を1か所でいいので元のファイルと突き合わせてください。
まとめ
白紙ページの正体は、たいてい「Excelが印刷対象だと思っている範囲」と「自分が見ている表」のズレです。
当てる順番は、[印刷範囲のクリア]、改ページプレビューで実線を探す、Ctrl+Endで最終セルを見る、[オブジェクトの選択と表示]で図形を洗う。上から4つ試せば、どこかで止まります。急ぎのときは印刷プレビューの[ページ指定]で逃げられますが、それはファイルを直したことにはなりません。
1つだけ注意したいのが最終セルで、書式をクリアしたあと保存して閉じて開き直すまでが1セットです。ここを省くと直ったように見えないので、効かないと感じたら思い出してください。
覚えておくと探す手間が減るのが、非表示にした行や列だけのページは印刷されないというExcelの挙動です。隠した行のせいで白紙が増えているのでは、と疑わなくて済みます。
それでも直らないときは、PDFに出力して同じ白紙が挟まるかどうかを見てください。PDFでも出るならファイルの中身、紙にしたときだけ出るなら印刷設定やドライバー側。これだけで触る場所が半分に減ります。
私の50部の件は、犯人はAH200あたりに置き忘れた空のテキストボックスでした。作りかけで白いまま画面の外へ押しやっていたようで、[オブジェクトの選択と表示]を開いたら名前が1つだけ余計に並んでいて、しばらく画面を見つめました。
それ以来、まとまった部数を刷る前には改ページプレビューを一度開くようにしています。50枚の白紙よりも、それを1枚ずつ抜いていた時間のほうが痛かったので。
