PDFのファイルサイズを小さくする方法｜メールに添付できないとき

資料のPDFを添付して送ろうとしたら、「ファイルサイズが大きすぎます」で止められた。あるいは、提出先のフォームが「10MBまで」なのに、手元のファイルは23MBある。

検索すれば、ブラウザにPDFをドラッグするだけで軽くしてくれるサービスがずらりと出てきます。速いし、無料だし、登録も要りません。

ただ、中身が見積書だったり、社員の名前と金額が並んだ一覧だったりすると、話は別。知らない会社のサーバーに置いた時点で、そのファイルは自分の手を離れます。社内規程で外部サービスへのアップロードを禁じている職場も珍しくありませんし、情報システム部門に相談を始めた時点で、その日の提出はほぼ諦めることになります。

PDFが重い原因はほとんどが中の画像なので、元のWordやExcelが残っているなら画像を圧縮して「最小サイズ（オンライン発行）」で出し直すのが一番減り、PDFしか手元に無いならAcrobatの圧縮機能か、Macならプレビューの書き出しを使います。

どれを選んでも、ファイルは手元のパソコンから一歩も出ません。

私は、重いPDFを渡されたらページ数ではなく写真の枚数を数えることにしています。文字や表がいくら増えても容量はたいして伸びないので、削りどころはそこしかないからです。

そして、容量を落とすというのは画質を落とすということでもあります。どこまでなら大丈夫かの数字は、Microsoftと国税庁がそれぞれ示しているので、迷ったらそこに合わせるのが早いと思います。

PDFが重い原因は、ほとんどが中の画像です

ページ数が多いから重い、とは限りません。文字だけの50ページの報告書が1MBに収まる一方で、写真を4枚貼った3ページの資料が20MBを超えることがあります。

容量を食っているのは、たいていスキャンした紙の画像、カメラで撮った写真、そして埋め込まれたフォントです。ここを絞らないかぎり、何をやっても劇的には減りません。

内訳をきちんと見たいなら、Acrobat Proの「高度な最適化」の画面に［容量を調査］というボタンがあります。画像・フォント・注釈・しおりが、それぞれ何バイト使っているかを出してくれるものですね。

そこまでしなくても、PDFをスクロールして写真やスキャンのページが何枚あるかを数えれば、だいたいの見当はつきます。文字と表だけのページは、いくら増えても容量がそれほど伸びないからです。

元のファイルが残っているかどうかで、選ぶ方法が変わります。

元のWordやExcelが残っているなら、そこから作り直すのが一番減ります

できあがったPDFを後から縮めるより、PDFになる前の段階で絞るほうが、仕上がりは綺麗です。文字は文字のまま残って、画像だけが軽くなりますから。

保存するときに「最小サイズ（オンライン発行）」を選ぶ

Word・Excel・PowerPointには、PDFとして保存するときの最適化の選択肢が2つ用意されています。

［ファイル］→［名前を付けて保存］（保存済みのファイルなら［コピーを保存］）を開く
［参照］を選んで保存先を指定する
ファイルの種類で［PDF］を選ぶ
最適化で［最小サイズ（オンライン発行）］を選ぶ
［保存］を押す

既定で選ばれているのは［標準（オンライン発行および印刷）］のほうです。Microsoftの説明では、標準は「高い印刷品質が必要な場合」、最小サイズは「印刷品質より、ファイルサイズを小さくすることを優先する場合」と分けられています。

紙に刷らず画面で読んでもらうだけの資料なら、最小サイズで困る場面はほとんどありません。まずはここを切り替えて、どれだけ減るかを見てください。

参考：Microsoft サポート（PDF または XPS に保存または変換する）

画像そのものを先に圧縮しておく

最小サイズでも足りないときは、文書の中の画像に直接手を入れます。

画像を1つクリックして［図の形式］タブを開く
［調整］の中の［図の圧縮］を選ぶ
［この画像だけに適用する］のチェックを外す
［図のトリミング部分を削除する］にチェックを入れる
解像度を選んで［OK］を押す

3番目のチェックを外すと、文書に入っている画像すべてが対象になります。1枚ずつ回る必要はありません。

見落としやすいのが4番目です。画像のトリミングは見た目を切っているだけで、切り落としたはずのデータはファイルの中に残ったまま。チェックを入れて初めて消えます。

もう一段やるなら、［ファイル］→［オプション］→［詳細設定］の［イメージのサイズと品質］を開いて、［既定の解像度］を150ppi以下にします。Microsoft 365の既定値は220ppiなので、ここを落とすだけでも、ずいぶん効きますよ！同じ場所にある［ファイル内のイメージを圧縮しない］にチェックが入っていたら、外しておいてください。

参考：Microsoft サポート（画像のファイルサイズを小さくする）

PDFしか手元にないときは、Acrobatの「PDFを圧縮」

元ファイルがもう無い。あるいは他社からもらったPDFを軽くしたい。この場合はPDFを直接扱えるソフトが必要になります。

Acrobatの新しい画面での手順はこうです。

PDFをAcrobatで開く
［すべてのツール］を開く
［PDFを圧縮］を選ぶ
［単一ファイル］か［複数ファイル］を選ぶ
［保存］を押す

画質と容量のバランスを自分で決めたいなら、同じパネルの［高度な最適化］へ進みます。画像のダウンサンプリングと圧縮方式、フォントの埋め込み、透明、不要なオブジェクトの破棄を、項目ごとに指定できます。

［互換性を確保］で古いバージョンのAcrobatを選ぶと、使える圧縮方式が制限されて、思ったほど減らないことがあります。相手の環境に合わせる必要がないなら、現在のバージョンのままでかまいません。

ただし、この最適化が使えるのはAcrobat Pro（Premium・Studioを含む）のデスクトップ版だけで、無料のAcrobat Readerには付いていません。月額を払っていないなら、この道は最初から選べないと考えてください。

参考：Adobe（PDFの圧縮と最適化）

Windowsには、PDFを圧縮する標準機能がありません

Windows 10にも11にも、PDFを軽くするための機能は入っていません。

「Microsoft Print to PDF」で印刷し直せばいいのでは、という話は昔からあります。印刷の出力をそのまま新しいPDFにする仮想プリンターなので、作り直しにはなりますし、相手によっては容量が落ちることもあります。

ただ、これはあくまで印刷結果を写し取る機能です。元のPDFに付いていたしおりやリンクは引き継がれません。私は締め切り当日、受付フォームに弾かれた38MBの提案資料でこれを試して、容量はほとんど変わらないのにしおりだけが消え、結局やり直しになりました。あくまで私の1ファイルでの話ですが、過度な期待はしないほうがいいと思います。

つまりWindowsでは、Acrobatを使うか、元ファイルから作り直すかの二択。外に出したくない書類ほど、元のWordやExcelを探すところから始めたほうが、結果的に早く終わります。

ちなみに、複数のPDFを1本にまとめる作業も、Windowsの標準機能ではできません。こちらは無料のソフトを1本入れれば手元だけで完結します。

Macは「プレビュー」の書き出しだけで終わります

Macを使っているなら、追加のソフトは要りません。

PDFを「プレビュー」で開く
［ファイル］→［書き出す］を選ぶ
［Quartzフィルタ］のポップアップメニューで［ファイルサイズを減らす］を選ぶ
［保存］を押す

同じ名前で保存しようとすると、置き換えるかどうかの確認が出ます。元のPDFを残したいなら、ここで［キャンセル］を押して、書き出し名を変えてから保存してください。

もう少し細かく指定したいときは、書き出しの画面にある［最適化PDFを作成］［画面に合わせて画像を最適化］［JPEGとして画像を保存］のチェックボックスを使います。画面表示に合わせて画像を落とす、画像をJPEGに変換する、という内容ですね。

Appleのユーザガイドにも「圧縮すると、PDFの品質がオリジナルよりも低下する場合があります」とはっきり書かれています。書き出したPDFは開いて確かめる。これは省かないでください。

参考：Apple サポート（プレビューでPDFを圧縮する）

スキャンした紙の書類は、取り込み直すのが一番効きます

紙をスキャンしたPDFは、できあがったものを後から縮めるより、スキャナの設定を変えてもう一度取り込むほうが素直に落ちます。

効くのは解像度と色の2つ。600dpiのフルカラーで取り込んだ書類を、200dpiのグレースケールに変えるだけで、容量はまるで違ってきます。

私も職場のプリンターで、設定を見ないまま何十枚も取り込んで、あとから「これ全部やり直しか」と頭を抱えたことがあります。取り込む前に解像度を確かめるのは、1分もかからない作業なんですよね。

ただし、下げていい限度は書類の種類で決まります。請求書や領収書を電子帳簿保存法のスキャナ保存で残すなら、国税庁が示す要件は「25.4ミリメートル当たり200ドット以上」の解像度と、赤・緑・青それぞれ256階調（24ビットカラー）以上の階調です。一般書類に区分されるものはグレースケールでの保存も認められています。

自社の書類がどちらの区分に当たるか、そもそもスキャナ保存の対象かどうかは、国税庁の資料や顧問の税理士に確かめてください。容量の都合で決めてよい話ではありません。

参考：国税庁（電子帳簿保存法一問一答・スキャナ保存関係）