Excelの印刷で文字が切れる｜セルの右端と下が欠けるときの直し方

画面では綺麗に収まっている表なのに、印刷した紙を見たら金額の最後の「円」や備考欄の文末だけが欠けていた、という経験はありませんか？

プレビューを飛ばして配ってしまうと、刷り直しの手間に加えて、資料そのものが雑に見えてしまうのが地味に痛いところ。

切れ方を見ると、原因はだいたい3つに分かれます。セルの右端で文字が途切れるもの、折り返した文字の2行目から下が消えるもの、表の右側の列がまるごと次のページへ逃げるもの。それぞれ触る場所が違うので、まとめて「拡大縮小を変えればいい」とはいきません。

Excelの印刷で文字が切れるときは、印刷プレビューで切れ方を見分け、右端なら列幅に余裕を足すか［縮小して全体を表示する］、下なら行の高さの自動調整、列ごとなら印刷範囲と［幅：1ページ］で直します。

画面に表示する文字と、プリンターに送って紙に刷る文字では、幅の計算がわずかに食い違うことがあります。

そのため、セルにぴったり収まって見える文字ほど、紙の上ではみ出しやすいんです。逆に言えば、列幅や行の高さに少しだけ余裕を残しておけば、ほとんどの欠けは起きなくなります。

特に金額や日付のような右寄せの数字は、欠けるのが末尾の「円」や「日」だけなので、縮小されたプレビューの全体表示ではまず気づけません。気づくのは、たいてい紙を配って指摘されてから。

どの手順もリボンとダイアログの操作だけで終わり、マクロや関数は使いません。

印刷プレビューで切れ方を見分ける

直す前に、［ファイル］→［印刷］を開いて、右側のプレビューを拡大してください。

欠けている場所によって、疑うところと直す場所はこう分かれます。

プレビューの段階で欠けているなら、Excelのシート側の話です。プレビューでは全部見えているのに紙だけおかしいなら、最後の節へ飛んでください。

セルの右端で文字が欠けるとき｜列幅に余裕を足す

一番よく見るのがこの形。画面ではセルの中にちゃんと収まっているのに、紙では最後の1文字が半分になっていたり、丸ごと消えていたりします。

私も職場のプリンターで見積書を出したとき、合計欄の「円」だけが欠けていて、1枚刷り直したことがあります。画面ではセルの右に少し余白が見えていたので、プレビューを見ずに印刷ボタンを押したのが失敗でした…。

直し方は、列幅を文字ぴったりではなく、少し広めにとることです。

1. 切れている列の列見出し（A、Bなどのアルファベット）の右の境界線にマウスを合わせる
2. ポインターが左右の矢印に変わったらダブルクリックして、幅を文字に合わせて自動調整する
3. そのまま境界線を右へ少しドラッグして、1〜2文字ぶんの余裕を足す
4. ［ファイル］→［印刷］でプレビューを見直す

ダブルクリックの自動調整は、画面に表示された文字にぴったり合わせた幅になります。紙で欠けるのはまさにこの「ぴったり」の状態なので、手順3で少し足すのが効きます。

列幅を変えられない表なら［縮小して全体を表示する］

決まった書式の帳票のように、列幅をいじると全体が崩れる表もありますよね。そういうときは、セルの中で文字を小さくして収める設定が使えます。

1. 切れているセルを選ぶ
2. 右クリックして［セルの書式設定］を開く
3. ［配置］タブの［縮小して全体を表示する］にチェックを入れて［OK］を押す

文字が長いほど小さく表示されるので、長い文章だと読めないサイズまで縮んでしまいます。住所や備考のような長文は、次の節の折り返しのほうが向いていますよ。

※［折り返して全体を表示する］にチェックが入っているセルでは、［縮小して全体を表示する］は選べません。使うなら折り返しのチェックを外してからにします。

隣のセルへはみ出している文字

見落としやすいのが、右隣の空いたセルにはみ出して表示されている文字です。画面では続きが見えていても、はみ出した先の列が印刷範囲の外なら、紙ではそこで切れてしまいます。

［表示］タブの［改ページプレビュー］で、文字の続きが青い枠の外にかかっていないかを見てください。かかっていたら列幅を広げるか、このあとの節の手順で印刷範囲を広げます。

参考：Microsoft サポート（列の幅または行の高さを変更する）

折り返した文字の下が欠けるとき｜行の高さを自動調整する

［折り返して全体を表示する］を入れたのに、紙では2行目から下が見えない。この場合は、行の高さが固定されたままになっています。

一度でも手で高さを変えた行は、あとから文字を足しても高さが自動では広がりません。画面で途中までしか見えていない文字は、印刷でもそのまま切れます。

1. 切れている行の行番号をクリックする（複数行なら行番号をドラッグしてまとめて選ぶ）
2. ［ホーム］タブ→［書式］→［行の高さの自動調整］をクリックする
3. プレビューで、最後の行まで出ているかを確かめる

行番号の下の境界線をダブルクリックしても、同じように高さが文字に合います。

結合したセルは自動調整が効かない

複数のセルを結合して文章を入れた欄は、自動調整をかけても高さが変わらないことがほとんどです。ここは手で広げるしかないんです。

行番号の下の境界線をドラッグして、文字が全部見えるまで下げます。最後の行がぎりぎり見えている状態だと右端の欠けと同じことが起きやすいので、画面で1行ぶんの余白が残るくらいまで広げておくと、紙でも欠けにくくなります。

右側の列が切れる・別のページに出るとき｜印刷範囲と拡大縮小

表の右端の列だけが紙に出ない、あるいは2枚目に1列だけぽつんと印刷される。これは文字ではなく、ページの区切りの問題です。

1. ［表示］タブ→［改ページプレビュー］を開く
2. 灰色の部分（印刷されない範囲）に、印刷したい列が入っていないかを見る
3. 入っていたら、青い線を右端の列の外側までドラッグする
4. ［表示］タブ→［標準］で元の画面に戻す

青い線を外へ広げると、Excelは倍率を自動で下げて1ページに収めようとします。

線を触りたくないときは、［ページレイアウト］タブの［幅］を［1ページ］、［高さ］を［自動］にする方法もあります。列は1ページに収まり、行は必要なぶんだけ次のページへ続きます。

参考：Microsoft サポート（印刷用にワークシートを拡大縮小する）

ただ、列の多い表で幅を1ページにすると、文字がかなり小さくなります。倍率は同じグループの［拡大/縮小］の欄に出るので、極端に下がっていたら、先に［印刷の向き］を［横］にしてみるのが手堅いでしょう。

関連記事Excelの印刷で白紙ページが出る原因｜余計な空白ページを消す手順

プレビューは正常なのに紙だけ欠けるとき｜プリンターを選んでから見る

プレビューでは全部出ているのに、紙では端が欠ける。ここまで来たら、Excelよりプリンターの側を疑います。

Excelの改ページや余白は、そのとき選ばれているプリンターの情報をもとに計算されます。普段と違うプリンターで刷ると、紙に印刷できる範囲が変わって、端の文字がかかることがあります。

1. ［ファイル］→［印刷］を開く
2. ［プリンター］の欄で、実際に印刷するプリンターを選ぶ
3. その状態でプレビューを見直し、端の列や文字がかかっていないかを確かめる
4. 端ぎりぎりなら、［設定］の余白を［標準の余白］に戻すか、列幅に余裕を足す

職場のように何台もプリンターがある環境だと、前に誰かが選んだプリンターのまま開いていることもあるので要注意です。

私は、余白を［狭い］にしている表から先に疑います。プリンターには紙の端に刷れない数ミリがあって、余白を狭めた表ほど、そこに文字がかかりやすいからです。

まとめ

印刷で文字が切れたら、まずプレビューで切れ方を見る。直す場所は、そこでほぼ決まります。

セルの右端で欠けるなら列幅、折り返した文字の下が消えるなら行の高さ、右の列がまるごと逃げるなら改ページプレビューと［幅：1ページ］です。

3つに共通するのは、画面で「ぴったり」に見える状態が一番欠けやすいということ。画面と紙では文字の幅の計算がわずかに食い違うことがあるので、ぎりぎりに収まった文字は紙の上ではみ出してしまいます。

Excelの印刷で文字が切れるのを防ぐには、列幅と行の高さに1〜2文字ぶんの余裕を残し、実際に使うプリンターを選んだ状態でプレビューを確かめます。

列幅を変えられない帳票なら［縮小して全体を表示する］、結合したセルなら手で高さを広げる。自動調整が効かない場所も、この2つで埋められます。

金額や日付のような右寄せの数字は、欠けるのが末尾の単位だけなので見落としやすい列です。右端に数字の列がある表は、ほかの列より少し多めに余裕をとっておくのが手堅いと思います。

プレビューに問題が無いのに紙だけ欠けるときは、シートではなくプリンター側の問題。複数のプリンターがある職場なら、選ばれているプリンターと余白の設定を見直せば、原因はだいたいそこで絞れますね。

私はいまでも、印刷の前にプレビューを拡大して、右端の列と表の一番下の行だけを見ています。全体を眺めるより、端だけを見るほうが欠けにすぐ気づけますよ！