サーバーの入れ替えやプログラムの更新をするとき、どうしても一時的にサイトを止めなければならない場面があります。そのときに毎回悩むのが「メンテナンス告知の文面をどう書くか」ではないでしょうか。ゼロから考えると意外と時間がかかりますし、書き方を間違えると利用者を不安にさせてしまうこともあります。
私自身、告知文をその都度書き直すのが面倒で、結局は使い回せる型を用意しておくのが一番だという結論に落ち着きました。そこで今回は、コピペしてすぐ使えるシステムメンテナンス告知のテンプレートを、サイト掲示・メール・SNSの3パターンで用意しました。あわせて、告知前にやっておきたい準備も整理しておきます。
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サイト掲示用テンプレート
まずは、ホームページ上に載せる基本形です。日程と時間を差し替えるだけで使えます。
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平素は当ホームページをご利用いただき、誠にありがとうございます。
下記の日程においてホームページのメンテナンスを実施いたします。
メンテナンス中はページが正しく表示されない場合がございますので、ご了承ください。
■ システムメンテナンス日時
xxxx年xx月xx日 xx:xx ～ xx:xx
※メンテナンス時間は作業進捗により、前後する場合がございます。
ご利用のお客様にはご迷惑をおかけ致しますが、ご理解ご協力のほど、よろしくお願い申し上げます。
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シンプルですが、必要な情報は過不足なく入っています。理由を添えたいときは「サーバー更新のため」「システムのバージョンアップのため」といった一文を日時の前に足すと、より親切な告知になります。
各項目の意味と書き方のコツ
このテンプレートは短いながら、それぞれの一文にきちんと役割があります。差し替えたりカスタマイズしたりするときの参考に、ポイントを見ておきましょう。
平素は当ホームページをご利用いただき、誠にありがとうございます。
冒頭の感謝の一文です。定型ではありますが、あるとないとでは印象がかなり違います。丁寧に切り出すことで、この後の告知も落ち着いて受け取ってもらいやすくなります。
下記の日程においてホームページのメンテナンスを実施いたします。
サービスが一時的に止まることを、まず端的に伝えます。ここに理由を書くかどうかは任意です。書かなくても問題ありませんが、「なぜ止まるのか」が分かると利用者は納得しやすくなります。
メンテナンス中はページが正しく表示されない場合がございますので、ご了承ください。
「見られない時間がある」ことをあらかじめ伝えておく一文です。これがあると、当日にアクセスできなかった人も「そういえば告知されていた」と受け止めてくれます。予期せぬ不具合が出たときの説明もしやすくなります。
■ システムメンテナンス日時
ここが告知の核心です。日付と時間は必ず具体的に書きます。曖昧だと利用者が予定を立てられません。開始と終了の両方を明記しておきましょう。
※メンテナンス時間は作業進捗により、前後する場合がございます。
作業は予定通りに終わるとは限りません。長引くことも、逆に早く終わることもあります。この一文を添えておけば、多少ずれても後からとやかく言われずに済みます。
ご利用のお客様にはご迷惑をおかけ致しますが、ご理解ご協力のほど、よろしくお願い申し上げます。
締めのお詫びとお願いです。メンテナンスは利用者に不便を強いるものなので、最後まで丁寧な言葉で配慮を示しておくのが無難です。
メール配信用テンプレート
会員向けやお客様向けにメールで知らせる場合は、件名と本文をこう組み立てると伝わりやすいです。サイト掲示より少し情報を厚めにしておくのがコツです。
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件名：【メンテナンスのお知らせ】xx月xx日 xx:xx～システム停止のご案内
本文：
いつも当サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
システムメンテナンスのため、下記の時間帯にサービスを一時停止いたします。
■ 日時
xxxx年xx月xx日（x） xx:xx ～ xx:xx
■ 影響範囲
メンテナンス中はログイン・各種機能がご利用いただけません。
※作業状況により、終了時刻が前後する場合がございます。
ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
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メールでは件名に日時を入れておくと、開かなくても要点が伝わります。「影響範囲」を1行足すだけで、利用者が「自分に関係あるかどうか」を判断しやすくなります。
SNS告知用テンプレート
SNSは文字数が限られるので、要点だけをコンパクトにまとめます。長い挨拶は省いて構いません。
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【メンテナンスのお知らせ】
xx月xx日(x) xx:xx～xx:xx にシステムメンテナンスを実施します。この間、サイトがご利用いただけません。ご不便をおかけしますがご了承ください。
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SNSは告知が流れてしまいやすいので、開始直前にもう一度リマインドを投稿しておくと親切です。
告知前に確認しておきたいチェックリスト
文面が整ったら、告知を出す前に次の点を押さえておくと安心です。私も作業前にひと通り見直すようにしています。
1. 日時は正確か、早めに出せているか
日時の誤記は一番避けたいミスです。開始・終了時刻を見直したうえで、できるだけ早めに告知しましょう。直前だと利用者が予定を調整できません。日程が変わったときは、告知もすぐに更新します。
2. 終了時刻に余裕を持たせているか
作業がトラブルなく終わるとは限りません。想定より少し長めの時間で告知しておくと、多少延びても慌てずに済みます。早く終わる分には問題ありません。
3. 告知の場所は一つに絞りすぎていないか
サイト掲示だけだと、当日たまたま見に来なかった人には届きません。メールやSNSも組み合わせておくと、取りこぼしが減ります。利用者が多いサービスほど、複数の経路で伝えておく効果は大きいです。
4. メンテナンス後の再開報告を用意しているか
見落としがちなのが、終わった後の一言です。「メンテナンスが完了しました」と報告するだけで、利用者は安心して使い始められます。告知とセットで用意しておきましょう。
まとめ
メンテナンス告知は、文面そのものよりも「事前に、正確に、複数の場所で伝える」ことのほうが大事だと感じています。型さえ用意しておけば、迷う時間はほとんどなくなります。今回のテンプレートを土台に、日時と状況を差し替えるだけで、落ち着いた告知を素早く出せるはずです。再開の報告まで含めてワンセットにしておくと、利用者との信頼もぐっと保ちやすくなります。
