運用しているホームページのサーバーやプログラムを入れ替える場合、一時的にサイトを停止する必要があります。
突発的なトラブルなどでない限り、事前にホームページ内でメンテナンスの告知を行うのが一般的です。メンテナンスのお知らせをしっかりと行うことで、利用者に安心感を与え、信頼関係を築くことができます。しかし、メンテナンスのお知らせ文章を毎回ゼロから書き直すのは効率が悪いものです。
そこで今回は、コピペで使える「システムメンテナンスのお知らせ」テンプレートを紹介します。これをベースに、必要に応じてカスタマイズして使うことで、メンテナンス告知の手間を大幅に省くことができます。
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「システムメンテナンスのお知らせ」テンプレート
以下はシステムメンテナンスの告知に使用できる汎用的なテンプレートです。この文章をベースに、メンテナンスの日程や内容を加えて利用してください。
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平素は当ホームページをご利用いただき、誠にありがとうございます。
下記の日程においてホームページのメンテナンスを実施いたします。
メンテナンス中はページが正しく表示されない場合がございますので、ご了承ください。
■ システムメンテナンス日時
xxxx年xx月xx日 xx:xx ~ xx:xx
※メンテナンス時間は作業進捗により、前後する場合がございます。
ご利用のお客様にはご迷惑をおかけ致しますが、ご理解ご協力のほど、よろしくお願い申し上げます。
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このテンプレートを使えば、メンテナンスのたびに一から文章を作成する必要がなくなり、迅速に告知を行うことができます。では、各項目について詳しく見ていきましょう。
テンプレートの各項目解説
このメンテナンス告知テンプレートは、シンプルでありながら重要な情報がしっかりと盛り込まれています。それぞれの項目について解説します。
平素は当ホームページをご利用いただき、誠にありがとうございます。
この一文は、利用者に対して普段の感謝の気持ちを表す定型文です。丁寧な文章を使うことで、信頼性を感じさせる効果があります。
下記の日程においてホームページのメンテナンスを実施いたします。
メンテナンスを事前に告知し、利用者にサービスが一時停止することを知らせます。理由は書かなくても良いですが、必要に応じて「サーバーのアップデート」や「システムのバージョンアップ」などの理由を追加しても良いでしょう。
メンテナンス中はページが正しく表示されない場合がございますので、ご了承ください。
サービスが利用できない時間が発生することを事前に伝え、利用者の理解を促します。予期せぬ障害が発生した際にも、「事前に告知していた」という形で説明がしやすくなります。
■ システムメンテナンス日時
メンテナンスの日時は、必ず明確に記載します。具体的な日付と時間を記載し、利用者がメンテナンス中の利用を避けられるよう配慮しましょう。また、予定時間が変更する可能性もあるため、次の項目でその旨を付け加えることが一般的です。
※メンテナンス時間は作業進捗により、前後する場合がございます。
メンテナンスが予定より長引くことや、予定より早く終わることもあります。そのため、メンテナンス時間に変更があるかもしれないことを事前に伝えておくと、後の対応がスムーズになります。
ご利用のお客様にはご迷惑をおかけ致しますが、ご理解ご協力のほど、よろしくお願い申し上げます。
最後は定型文で、利用者に対するお詫びとお願いの一文です。こういったメンテナンス告知では、丁寧な言葉で利用者への配慮を示すことが大切です。
システムメンテナンス告知時のポイント
システムメンテナンスのお知らせを行う際には、ただ単に文章を載せるだけでなく、いくつかのポイントを押さえておくことが重要です。
1. メンテナンス日時を正確に伝える
利用者に影響が出るため、メンテナンスの日時を明確に伝えることが最も重要です。事前に日時が分かっている場合は、できるだけ早めに告知を行い、利用者が計画的にサービスを使えるよう配慮しましょう。また、変更があった場合には、速やかに更新することも忘れずに。
2. メンテナンス時間の余裕を持たせる
作業がスムーズに進めば、予定よりも早く完了することもありますが、トラブルが発生すると予定時間をオーバーすることも考えられます。そのため、メンテナンス時間には余裕を持たせ、予想外の事態に対応できるようにしましょう。
3. メールやSNSでの通知も検討する
ホームページ上での告知だけではなく、ユーザーに対してメールやSNSを通じてメンテナンス情報を通知するのも良い方法です。特に多くのユーザーが利用しているサービスでは、メール通知があるとユーザーが不便を感じにくくなります。
まとめ
システムメンテナンスのお知らせは、利用者にとって非常に重要な情報です。シンプルで分かりやすいテンプレートを活用することで、告知の手間を大幅に省くことができます。定期的なメンテナンスの際には、このテンプレートをベースに、日時や状況に応じて適宜カスタマイズし、迅速かつ正確にお知らせを行いましょう。